Pedido de compras: o processo que toda empresa deve ter

Como são feitos os pedidos de compras em sua empresa? Se sempre que você necessita de materiais, tudo é resolvido com base na informalidade e sem nenhum registro, você precisa ler este artigo.

O pedido de compras deve seguir um passo a passo, sobre o qual vamos falar nos próximos tópicos.

Além disso, você vai entender o que é, realmente, o pedido de compras e por que ele é tão importante.

O que é pedido de compras?

Muitas vezes, quando se fala em pedido de compras, há uma referência ao documento emitido por determinado setor da empresa que está precisando de um material e solicita aos gestores a compra dele.

Porém, o pedido de compras pode ser pensado como todo o processo que envolve a aquisição de um material. Ou seja, são as etapas que devem ser seguidas para que a empresa adquira um novo produto, insumo ou matéria-prima.

Sendo assim, o pedido de compra engloba desde a detecção da necessidade de um material até a conferência do material adquirido e o pagamento da fatura.

Como fazer o pedido de compras?

Agora que você já compreendeu o que é pedido de compras, vamos esmiuçar o passo a passo para montar um bom pedido. Veja nos subtópicos abaixo.

Criação do pedido de compras

A solicitação de compra geralmente é feita pelo profissional responsável pelo controle de estoque.

O pedido de compras precisa conter informações não só sobre o material que está sendo comprado, mas também quando ele será utilizado, o nível de prioridade e quem precisa aprovar.

Também são necessárias informações sobre a quantidade, os prazos mínimo e máximo de entrega, a fonte de custeio e a possibilidade de parcelamento da entrega.

Além disso, sempre que possível, é importante acrescentar informações sobre orçamentos e fornecedores anteriores, para facilitar as cotações.

Análise do pedido de compras

Muitas vezes, ocorrem problemas relacionados à comunicação interna, e as pessoas que lidam com o estoque não compreendem os interesses prioritários da empresa.

Nesse caso, é preciso repensar e melhorar o relacionamento entre os gestores e os colaboradores.

Muitas vezes, os pedidos precisam ser revistos, o que pode acrescentar uma etapa a mais ao processo de pedido de compras e gerar atrasos relativos ao cumprimento dos prazos previstos.

Por outro lado, quando há uma sintonia entre a gestão e os colaboradores da área de estoque, a conferência do pedido é realizada rapidamente e o processo é levado à próxima etapa.

Definição de fornecedores para cotações

Com base em experiências anteriores e na própria imagem dos fornecedores dentro do segmento, é possível selecionar aqueles a quem solicitar a cotação.

Devem ser considerados aspectos como a qualidade, a facilidade de negociação, os preços, a pontualidade e a honestidade das empresas.

Quando esses requisitos são atendidos com constância por algum fornecedor, é possível firmar com ele uma parceria mais duradoura, tornando a etapa de cotação mais rápida.

Por outro lado, quando a empresa precisa de um material mais específico cujo valor é significativo, é importante manter a cotação formal e analisar detalhadamente as propostas.

Análise das propostas

Após o recebimento das propostas, que devem ter um prazo estipulado para o envio, é hora de analisá-las, levando em consideração todas as suas variáveis.

Mas os aspectos mais importantes a serem avaliados são, é claro, o preço e a qualidade do material.

Nesta etapa, é possível solicitar amostras do material, caso ele seja novo no mercado ou sua empresa ainda não o tenha utilizado.

Definida a proposta mais vantajosa, é hora de ir para a próxima etapa.

Estabelecimento do contrato

Após a aceitação da proposta, a empresa e o fornecedor devem expor os termos da transação em um contrato.

O conteúdo do contrato deve girar em torno das informações relevantes para o processo de compra e definir o procedimento a ser seguido em casos de imprevistos, bem como as consequências para as partes em caso de descumprimento dos termos.

Recebimento dos materiais

No ato do recebimento dos materiais é importante criar rotinas de verificação para saber se os termos da proposta do fornecedor foram cumpridos.

Após a conferência dos produtos, se eles estiverem de acordo com a nota fiscal (e se esta última estiver de acordo com o contrato), eles podem ser encaminhados para o setor que solicitou a compra.

Somente depois do aceite deste setor é que a nota fiscal deve ser encaminhada para o pagamento. Assim, há a certeza de que o material entregue corresponde ao solicitado.

Aceitação da fatura de pagamento

Após as devidas conferências, a fatura da compra é enviada para o setor responsável pelo pagamento junto ao aceite do setor solicitante e ao relatório de recebimento.

Então, o pagamento pode ser efetivado e a ordem de compra é encerrada.

Importância do pedido de compras

O pedido de compras é o típico processo que independe dos produtos que a empresa fornece e do porte da mesma.

Toda empresa deve seguir as etapas relativas a efetivação de um pedido de compras, principalmente porque isso possibilita o estabelecimento de relações mais transparentes com os fornecedores e com os próprios colaboradores.

Além disso, o pedido de compras também é um recurso que a empresa pode utilizar para se proteger dos cartéis e de possíveis fraudes.

Mas existem diversas outras razões para seguir as etapas do pedido de compras. Entre elas estão a melhora da organização interna e do controle de estoque, a documentação das atividades realizadas para a consulta posterior, o aumento do seu poder de negociação, a agilização das compras e a redução de despesas.

Seguindo o passo a passo do pedido de compras, sua empresa administra melhor o estoque e não sofre com a falta de materiais.

E, só para citar mais uma vantagem, com um alto poder de negociação, são mais raras as surpresas relacionadas aos possíveis aumentos de preço da matéria-prima.

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Mas talvez você não saiba o quanto ele pode te ajudar com o seu controle de estoque e com o processo de pedido de compras.

Com o Keruak você pode realizar a manutenção do estoque pelo próprio grid de produtos, dando entrada, saída ou simplesmente fazendo ajustes nas informações.

Você também pode gerar relatórios baseados no movimento do estoque. Assim será possível saber quando um novo pedido de compras deve ser feito.

A entrada do estoque pode ser realizada a partir da importação do XML da NF de compra e o produto é adicionado automaticamente ao seu estoque.

Também é possível o lançamento automático das faturas referentes às compras, realizado no item “contas a pagar” do seu aplicativo financeiro.

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