Hora extra, viagens, cursos fora, falta de produtividade. Todos esses fatores aumentam os custos de mão de obra. Então como fazer para economizar?

Hoje, vamos te mostrar como reduzir esses custos sem diminuir os direitos trabalhistas dos seus colaboradores. Continue a leitura.

O que se entende como custo de mão de obra?

Os custos de mão de obra envolvem tudo aquilo relacionado ao pagamento pela força de trabalho dentro da empresa.  Isso, como veremos agora, vai além do salário.

É muito importante que a empresa saiba exatamente quais são seus gastos e para onde está indo esse dinheiro. Só assim é possível reduzir esses custos como um todo.

Os custos com os colaboradores impactam diretamente no fluxo de caixa e na produção e, por isso, devem ser levados em conta em diversos setores do negócio.

Existem dois tipos de mão de obra: a direta e a indireta. É necessário que se entenda a diferença entre elas para que a empresa possa fazer projeções mais assertivas.

Mão de obra direta

Esse tipo de trabalho é aquele responsável diretamente pela produção de um serviço ou de um produto. No caso de uma padaria, por exemplo, a mão de obra direta seria o padeiro, o confeiteiro, as pessoas que fazem o café e etc.

Os custos dessa mão de obra serão, então, os pagamentos desses profissionais. Dentro da contabilidade, é possível mensurar sua produção.

Você consegue saber quem foi que produziu aquela mercadoria e quanto tempo essa pessoa levou para que ela ficasse pronta.

Mão de obra indireta

Quando a gente fala em uma colaboração indireta, muita gente pensa logo em terceirização, mas não é só isso que se encaixam aqui.

Os trabalhadores indiretos também podem ser funcionários da empresa que não lidam diretamente com a execução do serviço.

Seria o caso, por exemplo, dos serviços de supervisão e apoio, como limpeza, manutenção das máquinas e a segurança do local.

Não entram, aqui, as áreas administrativas, como marketing, setor de finanças e RH. Eles fazem parte de um centro de custos.

Além dos custos de mão de obra direta e indireta, ainda entram na conta da empresa:

  • Gastos com salários, pagamento de INSS, vale-transporte, vale-refeição, FGTS;
  • Outras despesas com direitos trabalhistas, como pagamento de férias e décimo terceiro salário;
  • Outros benefícios que a empresa oferece, como plano de saúde, plano odontológico e diferentes tipos de auxílios que não são obrigatórios.

A seguir, vamos mostrar como é possível diminuir os custos de mão de obra sem ter que reduzir o número de colaboradores ou seus direitos trabalhistas.

Como reduzir os custos de mão de obra

Algumas pessoas cometem alguns erros ao tentar diminuir os custos de mão de obra. A primeira coisa que vem na cabeça é cortar funcionários. Mas será que é uma boa ideia?

A rescisão de contrato de um colaborador exige o pagamento de encargos trabalhistas, um novo processo de seleção, uma nova capacitação e outros tipos de gasto que talvez não sejam necessários se a razão da demissão for a contenção de gastos.

É preciso analisar com calma se há ou não necessidade de cortar colaboradores. De qualquer maneira, vamos mostrar algumas medidas alternativas. Vamos lá?

Capacite sua equipe

A capacitação deve ser vista como um investimento. Ela vai fazer com que a empresa consiga diminuir os acidentes, os desperdícios e a manutenção de equipamentos por manuseio errado.

Uma boa ideia é investir em cursos que mostrem as novidades das novas tecnologias. Elas podem ser ótimas ferramentas para controlar os gastos  e agilizar os processos.

Sempre que entrar um colaborador novo, certifique-se que ele receberá o treinamento adequado. Da mesma forma, busque oferecer cursos de reciclagem aos seus colaboradores, para que fiquem sempre atentos ao aprimoramento das técnicas.

Conte com o apoio da tecnologia

Muita gente acha que a tecnologia acaba com os postos de trabalho, mas não é isso que acontece. A automação, além de tornar o negócio mais produtivo, tem a função de facilitar o trabalho da empresa.

As ferramentas certas ajudam a diminuir as atividades manuais, o que evita erros e dá um descanso a mais para o seu time, que vai fazer a atividade com maior rapidez ou vai poder, ainda, exercer outra função.

A tecnologia ainda melhora a comunicação da empresa, integrando os setores da gestão. Isso ajuda não só a otimizar os processos como também a economizar, pois você controla melhor o que acontece.

Um softwares de gestão te ajuda a controlar o fluxo de caixa e monitorar os custos de mão de obra com uma precisão muito maior.

É possível ainda calcular quantos colaboradores são necessários para tipo de projeto, bem como as despesas que cada etapa vai gerar.

Reduza os gastos com viagens

As viagens de negócio podem ser uma ótima ideia se a capacitação do colaborador que viajar for repassada para a equipe.

No caso dos congressos, por exemplo, veja se tem mesmo a necessidade de ir mais de uma pessoa de um mesmo time. Além do gasto com o evento, ainda tem os custos com acomodações e transporte.

Você pode criar uma cultura de capacitação interna, em que cada um que viajar para fazer um determinado curso fique responsável por repassar os conhecimentos para os colegas.

No caso das reuniões com filiais, por exemplo, veja se existe a possibilidade de fazer à distância, através de videoconferência.

É claro que às vezes a presença física é indispensável, mas em outras vezes ela pode ser substituída.

Monitore a produtividade

Às vezes, uma empresa conta com um bom número de colaboradores, mas os resultados não são atingidos da forma que foram planejados. Pode ser que o problema seja a produtividade.

Caso esteja abaixo do esperado, é importante entender o porquê disso estar acontecendo. Os funcionários estão desmotivados? Os equipamentos estão dificultando o processo?

Essas respostas vão ajudar a traçar um planejamento para melhorar a performance dos colaboradores e, consequentemente, aumentar a produtividade sem aumentar os custos.

Novamente no exemplo da padaria, vamos supor que existam 4 máquinas de café e 1 colaborador para cada uma delas. Depois de analisar o ambiente, como mostramos acima, descobriu-se que os colaboradores estavam utilizando a máquina de forma errada.

Dentro da máquina existe um reservatório de água em que os funcionários enchiam com água fria. Foi detectado que se a água fosse colocada quente na máquina, os cafés sairiam mais rápido.

A partir de então, colocando água quente ao invés da fria, é possível eliminar uma máquina. Além conseguir vendê-la e eliminar custos, um colaborador pôde ser transferido para o setor de pão, que estava precisando de uma ajudinha.

Percebeu como funciona? Não houve a necessidade de demissão nem de contratação. Foi necessário apenas identificar os problemas de produtividade e resolvê-los.

Nenhuma das medidas que citamos acima tira qualquer direito trabalhista do funcionário da empresa. É tudo uma questão de organização. Viu como é possível reduzir os custos de mão de obra sem ter dor de cabeça? Para melhorar sua organização, fique de olho nos benefícios da gestão financeira.