Inventário de estoque: o que é e como fazer de maneira automatizada

O inventário de estoque é uma lista de todos os bens materiais que são armazenados no estoque de uma empresa. Veja em nosso blog como implementá-lo.

Inventário de estoque: o que é e como fazer de maneira automatizada

Quer gerir o seu negócio de maneira eficiente? Entre diversas outras metas, você precisa fazer um bom inventário de estoque.

Controlar o estoque pode parecer uma tarefa básica, mas ela requer planejamento e disciplina, o que pode não ser tão simples.

Você já tentou comprar um produto em alguma loja física ou até em um e-commerce e foi informado de que o produto não foi encontrado no estoque?

Esse tipo de situação pode surpreender o cliente quando a empresa não conta com um inventário de estoque bem estruturado.

E você se engana se pensa que o inventário de estoque só é necessário em grandes empresas que precisam armazenar uma quantidade elevada de produtos.

O inventário vai evitar os desperdícios e os produtos parados no estoque, além de manter as prateleiras com os produtos mais procurados sempre abastecidas, independentemente do porte da empresa.

Ou seja, se você ainda não colocou esta meta em prática, é hora de começar a se dedicar ao inventário de estoque da sua empresa.

Ao ler os próximos tópicos, você vai entender exatamente o que é inventário de estoque e como fazê-lo de maneira eficaz.

O que é inventário de estoque?

Para ter o controle dos produtos que entram e saem do seu estoque, o primeiro passo é entender o que é inventário de estoque e começar a fazer o seu.

A definição do conceito é bem simples: inventário de estoque é uma lista de todos os bens materiais que são armazenados no estoque de uma empresa.

Na prática, não é um relatório que precisa ser feito uma única vez. Trata-se de uma rotina necessária para identificar, contar e classificar todas as mercadorias da empresa periodicamente.

Para obter um bom resultado, é preciso estabelecer critérios e padronizar a rotina. Além disso, existem leis e normas específicas que regulamentam a criação de inventários.

KRK - Vendas - DRE

O Conselho Federal de Contabilidade é a instituição responsável por essa regulamentação no Brasil. Você pode conhecer as Normas Brasileiras de Contabilidade clicando aqui.

Uma das normas mais básicas é a de que as empresas que possuem estoques precisam contar também com um livro de registro de tudo o que compõe seus estoques.

Este livro é chamado de registro de inventário e deve se manter atualizado de acordo com os levantamentos do balanço da empresa.

Mas, além do cumprimento das normas, o inventário de estoque tem funcionalidades práticas dentro da rotina de gestão do negócio.

É ele que proporciona o conhecimento exato sobre quais produtos fazem parte do seu estoque e qual é o volume de cada um deles, ou seja, priorizar o inventário de estoque vai te ajudar a controlar melhor todo o seu negócio a partir de decisões estratégicas.

É uma necessidade básica saber quais produtos têm um fluxo maior de vendas e com qual frequência é necessário fazer novas aquisições de cada um deles.

Sem um bom controle do seu inventário de estoque, você pode comprar mais ou menos produtos do que o necessário, o que vai prejudicar todo o andamento dos processos internos.

Quando você prioriza os produtos com pouca saída, o capital da sua empresa fica estagnado no estoque ao invés de ser investido em uma atividade com resultados promissores.

Além dos benefícios relacionados ao próprio controle de entradas e saídas, o inventário de estoque evita a perda de produtos.

Essa perda pode acontecer devido ao vencimento do prazo de validade, aos roubos ou furtos ou a danos causados por imprevistos como, por exemplo, as infiltrações.

Enfim, após entender a importância de fazer o inventário de estoque, é hora de entender como colocar esta tarefa em prática. Veja no próximo tópico.

Como fazer o inventário de estoque?

Agora que você já compreendeu o que é inventário de estoque e qual é a sua importância, vamos listar o passo a passo para fazê-lo.

O primeiro cuidado a ser tomado nessa implementação é a escolha de um horário adequado para listar os produtos presentes no estoque.

Você deve escolher um horário de pouco movimento relacionado às entradas e saídas de mercadorias, pois essa movimentação pode tornar o resultado do inventário impreciso.

Além disso, o espaço físico do seu estoque precisa estar organizado e limpo, com cada item em seu devido lugar.

Se além de realizar a contagem e a catalogação, você também precisar organizar o estoque, certamente a tarefa levará mais tempo e não contará com total eficiência.

Para que os dados do inventário de estoque sejam confiáveis, é interessante também catalogar as prateleiras e demais espaços de armazenagem.

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Tomados esses cuidados iniciais, é hora de implementar na prática o seu inventário de estoque. Veja os passos a seguir:

  1. Faça uma contagem e uma classificação minuciosas: cada produto deve ser identificado bem como sua qualidade e suas condições de armazenamento;
  2. Faça uma recontagem: essa etapa é importante para garantir a precisão dos dados obtidos;
  3. Seja detalhista na descrição dos itens: para evitar erros, é importante detalhar cada informação sobre os produtos, pois vários deles podem se assemelhar uns aos outros;
  4. Mantenha a rotina de atualização do inventário: é preciso estabelecer padrões a serem seguidos para que o controle de estoque seja viabilizado;
  5. Utilize um sistema informatizado de gestão de estoque: não é interessante fazer o inventário de maneira manual porque esse método leva muito tempo e pode induzir aos erros. Então, a melhor solução é contar com o auxílio de um software.

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Com ele, você vai cuidar muito melhor não apenas do seu estoque, mas de toda a gestão do seu negócio.

As funcionalidades são várias. Você pode, por exemplo, emitir notas fiscais, obter relatórios personalizados, realizar novos cadastros rapidamente e fazer pedidos de compra.

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