Plano de contas: você sabe o que é e como montar um?

Você sabe o que é um plano de contas? Ele é simples e extremamente útil para controlar, monitorar, organizar e documentar as finanças da sua empresa.

Imagine que você precise recuperar um valor recebido há cerca de um ano. Você pode ter que procurar em pilha de papéis por horas, indo pela ordem do tempo de depósito.

Podem ocorrer ainda mais problemas, como falta de documentos graças à desorganização. E se você tivesse que relatar todas as notas pagáveis dentro dos 3 meses seguintes? Seria um processo ainda mais agitado.

É aqui que o uso de um plano de contas mostra sua utilidade.

O que é o plano de contas?

Em termos simples, o plano de contas é uma ferramenta organizacional financeira, é uma lista completa de todas as contas sendo executadas por uma empresa.

Uma conta é um registro para cada tipo de ativo, passivo, patrimônio, receita e despesa. O plano de contas tem a incubência de classificar diferentes contas específicas, agrupando contas do mesmo tipo para facilitar o rastreamento e o registro.

Em muitas empresas, o plano de contas é uma ferramenta fundamental para ajudar a organizar o sistema de manutenção de registros financeiros de uma empresa e é uma base para configurar todos os sistemas contábeis.

Historicamente, a metodologia era separar as contas em gavetas etiquetadas, deixando-as arquivadas separadamente.

Felizmente, a tecnologia trouxe diversos softwares de contabilidade, que tornaram essas contas mais fácil de rotular, além de registrar automaticamente as entradas para facilitar a localização.

A complexidade de um plano de contas está diretamente relacionada à complexidade do negócio. Pode haver centenas de categorias e subcategorias de contas, dependendo do tamanho da empresa.

Observe, portanto, que o plano de contas varia de empresa para empresa. O conteúdo depende das necessidades e preferências da empresa que o utiliza.

Geralmente, um plano de contas contém o nome da conta, números de conta e uma breve descrição.

No entanto, a prática comum é listar em ordem de como aparece nas demonstrações financeiras. Geralmente, as contas de balanço aparecem primeiro e, em seguida, as contas de demonstração de resultados.

Vamos te mostrar agora que tipos de contas entram no balanço patrimonial e quais entram na demonstração de resultados. Veja só:

CONTAS DO BALANÇO:

Ativos :

• Dinheiro;
• Trocos;
• Títulos e valores mobiliários;
• Contas recebíveis;
• Despesas pagas antecipadamente;
• Inventário;
• Ativo permanente;
• Depreciação;
• Outras.

Passivos/Responsabilidades:

• Contas a pagar;
• Passivos acumulados;
• Taxas pagáveis;
• Salários a pagar;
• Notas pagáveis.

Patrimônio Líquido:

• Ação ordinária;
• Ações preferenciais;
• Lucros acumulados.

CONTAS DA DEMONSTRAÇÃO DE RESULTADOS

Receita:

• Receita

Despesas:

• Custo de bens vendidos;
• Taxas Bancárias;
• Despesas de depreciação;
• Despesa do imposto sobre a folha de pagamento;
• Despesas de Utilidades;
• Despesas Salariais;
• Outras despesas.

As peças mais importantes a considerar são contas de ativos, passivos, receitas e despesas, pois a capacidade de separar essas contas fornece uma visão geral de alto nível da integridade financeira de uma empresa.

Ativos

O que uma empresa possui? Existem ativos correntes, que são ativos que podem ser facilmente liquidados, por exemplo, dinheiro no banco, contas do mercado monetário, contas a receber e estoque.

Ativos fixos são mais difíceis de liquidar, incluindo equipamentos de escritório, veículos, maquinário pesado e terrenos.

Exemplos de contas categorizadas como ativos seriam fundos depositados, seguro pré-pago e veículos da empresa.

Passivos

O que o negócio deve? Um bom exemplo é um empréstimo pendente. Qualquer conta denotada por "empréstimo" ou "pagável" é um passivo.

Os passivos podem ser subdivididos como passivos de curto, médio e longo prazo.

Exemplos de contas que seriam categorizadas como passivos incluem empréstimos de veículos, a hipoteca de um prédio de escritórios e taxas de folha de pagamento.

Receita

De onde vem o dinheiro da empresa? As fontes de receita incluem vendas de produtos e serviços, honorários profissionais, royalties, comissões, etc.

A receita que não vem do dia a dia é categorizada como Outros Rendimentos.

Despesas

Quais pagamentos a empresa está fazendo regularmente? Alguns exemplos incluem despesas com serviços públicos (gás, água, internet) e serviços profissionais, por exemplo, serviços jurídicos, seguros e custos médicos.

Uma despesa que é única é rotulada como Outras despesas.

Exemplos de contas em despesas incluem despesas com salários, despesas com fornecedores, despesas antecipadas, despesas bancárias e despesas de depreciação.

Um plano de contas é útil para qualquer tamanho de empresa, tanto pequenas empresas quanto grandes empresas.

Isso torna mais fácil e eficiente encontrar documentos financeiros e registrar informações financeiras que evitam que a empresa tenha problemas futuros.

Exemplo de um plano de contas

Abaixo segue um exemplo de plano de contas para um pequeno negócio de aluguel de fantasias:

ATIVOS (1000-1999)
1000 Dinheiro
1010 Contas recebíveis
1020 Notas a Receber
1030 Juros a receber
1040 Suprimentos de serviço
1510 Benfeitorias em imóveis arrendados
1520 Móveis e luminárias
1521 Depreciação Acumulada - Móveis e Utensílios
1530 Equipamento de serviço
1531 Depreciação Acumulada - Equipamento de Serviço

PASSIVO (2000-2999)
2000 Contas a pagar
2010 Notas pagáveis
2020 Salários pagáveis
2030 Aluguel a Pagar
2040 Juros a pagar
2050 Receita não recebida
2060 Empréstimos a pagar

RECEITAS (3000-3999)
3000 Receita de serviço
3010 Rendimentos de juros
3020 Ganho na Venda de Equipamentos

DESPESAS (4000-4999)
4000 Gasto com aluguel
4010 Despesas Salariais
4020 Despesa de Suprimentos
4030 Despesas de Utilidades
4040 Despesa de Juros
4050 Impostos e Licenças
4060 Despesas de depreciação
4070 Despesa de contas duvidosas

Contas adicionais podem ser adicionadas conforme necessário. Para empresas maiores, as contas podem ser divididas em várias subcontas.

Por exemplo, os salários dos funcionários podem ter várias contas para diferentes departamentos e ser incluídos no plano de contas como:

4011 Despesas com salários - Administrativas,
4012 Despesas com salários - Manutenção,
4013 Despesas com salários - Marketing, etc.

Novamente, observe que o plano de contas de uma empresa pode não ser adequado para outra empresa. Tudo depende das necessidades da empresa.

Em todos os casos, o plano de contas é uma ferramenta útil para contadores no registro de transações comerciais.

Agora que você já sabe o que é e como fazer seu plano de contas, aprenda também a fazer um controle orçamentário e evite surpresas ao fim do ano. Leia: Controle orçamentário: 10 passos para ter um financeiro positivo