Custos operacionais: como fazer o controle e redução

Os custos operacionais estão diretamente relacionados ao funcionamento de uma empresa, como ocorre, por exemplo, com os pagamentos dos colaboradores, os materiais utilizados, os tributos e as questões logísticas.

Por serem essenciais para que a organização mantenha suas atividades, muitas vezes os gestores encontram dificuldades quando precisam reduzi-los.

Mas esta não é uma meta impossível. É preciso ter o pleno controle dos custos operacionais a partir de um bom planejamento financeiro.

Dessa forma, é possível aumentar a lucratividade e garantir a saúde financeira da empresa. O primeiro passo para isso é entender o que são custos operacionais.

Ao ler este artigo, além de compreender o conceito desses custos, você vai conferir um passo a passo para reduzi-los e melhorar a gestão do seu negócio.

Veja nos próximos tópicos.

O que são custos operacionais?

Os custos operacionais de um negócio correspondem à soma de todos os valores referentes às despesas necessárias para que ele mantenha seu funcionamento.

Esses valores são periodicamente desembolsados, independentemente do volume de vendas do negócio.

Existem muitos custos operacionais comuns a empresas de diversos segmentos e portes, como ocorre com os impostos, por exemplo.

Porém, para entender quais são os custos operacionais e sua origem em uma empresa específica, é preciso analisar toda a sua lista de custos em geral.

Ou seja, a definição e interpretação dos custos operacionais de um negócio devem ser analisadas pelos seus próprios gestores, já que podem haver diferenças consideráveis entre um negócio e outro.

Essa análise deve ser feita periodicamente, para que as possíveis variações sejam captadas e entendidas, por exemplo, a partir de alguma mudança no mercado.

Você pode fazer a sua análise dos custos operacionais a cada três ou seis meses, ou até mesmo mensalmente, se houver variações frequentes.

Para fazer a lista dos custos operacionais do seu negócio, você deve se perguntar quais alterações ou eliminações de custos afetaria diretamente a sua produção ou a entrega dos seus serviços.

Alguns dos itens que costumam compor essa lista são:

• Aquisição e manutenção de materiais e equipamentos;
• Contratação e treinamento de colaboradores;
• Remuneração dos colaboradores;
• Despesas logísticas;
• Serviços de contabilidade;
• Aluguel do imóvel onde a empresa funciona;
• Contas de eletricidade, água, internet, telefone, entre outras.

Lembre-se que os custos operacionais da sua empresa podem ser bastante diferentes dos de um outro negócio. Então, considere suas especificidades.

Como reduzir os seus custos operacionais?

A redução de custos é um objetivo para a maioria dos gestores, independente da situação financeira da empresa.

Isso porque ela representa um aumento da lucratividade, o que é sempre bem-vindo. Mas quando se pensa nos custos operacionais pode ser difícil encontrar formas de diminuí-los.

A seguir, vamos listar alguns caminhos para você seguir para conseguir alcançar esta meta.

Promova uma boa gestão de custos

A sua gestão de custos deve ser eficiente e isso significa que você deve ter o controle sobre as finanças da empresa, organizando, planejando e monitorando todas as despesas referentes aos diferentes processos.

Como dissemos anteriormente, é fundamental o acompanhamento periódico da situação dos custos operacionais.

Assim você conseguirá não só detectar as variações, mas também entender onde estão os maiores custos e por onde você pode começar a trabalhar para conseguir diminuí-los.

Use os indicadores de desempenho

Os indicadores de desempenho e, em especial, os indicadores financeiros, são grandes aliados dos gestores na tomada de decisões estratégicas.

O acompanhamento dos indicadores ajuda a manter o controle financeiro e descobrir gargalos nos custos operacionais.

Quando se faz o acompanhamento e a análise periódicos de diferentes indicadores que podem ser complementares, os erros são mais facilmente detectados e podem ser prontamente corrigidos.

Quanto mais rápido os erros ou gargalos forem corrigidos, maior e mais representativa será a redução dos custos operacionais.

Otimize seus processos

A partir do monitoramento constante é possível encontrar formas de otimizar diferentes processos empresariais.

Se possível, faça o acompanhamento dos seus processos paralelamente à análise dos indicadores de desempenho.

O controle dos processos permitirá, por exemplo, a identificação de desperdícios de materiais ou a realização de atividades desnecessárias.

Ao melhorar a gestão dos processos a consequência natural é que também haja uma melhoria dos resultados dos indicadores de desempenho.

Fazendo os dois acompanhamentos conjuntamente e buscando entender as relações entre eles, será bem mais factível a diminuição dos custos operacionais.

Não deixe de investir em prevenção e manutenção

A manutenção preventiva pode ser considerada uma despesa desnecessária quando o objetivo é reduzir os custos operacionais, já que os equipamentos geralmente estão em pleno funcionamento.

Mas lembre-se de que a prevenção para que possíveis falhas não ocorram normalmente custa muito menos do que os reparos ou as trocas quando um equipamento para de funcionar.

Seus equipamentos e ferramentas também compõem os seus custos operacionais e, por isso, você deve considerar que os problemas relacionados a eles também devem entrar nos seus cálculos.

Lembre-se também de que a inatividade de uma máquina pode gerar enormes prejuízos não somente financeiros para uma empresa.

Conte com uma equipe qualificada e engajada

A redução de custos é mais facilmente alcançada quando os colaboradores conhecem as metas e se sentem motivados a alcançá-las.

Para isso, é claro que a qualificação é importante e você deve contar com uma gestão de pessoas eficiente.

Isso vai te ajudar no direcionamento adequado de recursos destinados a treinamentos e feedbacks de desempenho.

Além disso, é importante inserir na cultura organizacional a prática de ouvir o que os colaboradores têm a dizer, suas opiniões e sugestões sobre possíveis melhorias.

Utilize um software de gestão financeira

A implementação da utilização de um software pode parecer uma despesa extra quando o objetivo é justamente reduzir os custos operacionais.

Porém, softwares como o Keruak possuem uma ampla variedade de funcionalidades e aplicabilidades que vão tornar suas rotinas mais otimizadas e permitir o cumprimento das dicas que listamos nos tópicos anteriores a partir de alguns cliques.

No fim das contas, a redução de custos obtida a partir da utilização do software será bem mais representativa do que o investimento necessário para implementá-lo em suas rotinas.

O Keruak é um dos melhores softwares disponíveis no mercado e conta com excelentes integrações.

E o melhor é que você pode testá-lo gratuitamente para comprovar na prática todas as vantagens que ele vai representar. Faça o teste gratuito e comece hoje o planejamento para a redução dos custos operacionais do seu negócio.