Tudo o que você precisa saber sobre nota fiscal eletrônica

Se você é um empreendedor certamente já precisou emitir uma nota fiscal eletrônica e se você vai começar o seu negócio agora também precisa buscar informações sobre o assunto.

Este é um tema que sempre gera dúvidas, independentemente da experiência do gestor financeiro ou empreendedor.

E este é o motivo da elaboração deste artigo: vamos tirar suas principais dúvidas sobre nota fiscal eletrônica, desde sua função até sua emissão na prática.

Quer acabar de uma vez por todas com as dúvidas sobre o assunto? Então continue a leitura.

Para que serve a nota fiscal eletrônica?

De forma simples e direta, podemos dizer que a nota fiscal eletrônica é um documento com validade jurídica que serve para registrar a prestação de um serviço ou a venda de um produto.

São as notas fiscais que oficializam os vínculos financeiros de uma empresa, possibilitando a criação de um histórico que pode ser consultado posteriormente.

Essa consulta pode ser feita tanto pelos gestores, quanto pelos clientes, mas também pelo fisco, ou seja, a nota fiscal eletrônica é um documento oficial que comprova a compra e a venda tanto de mercadorias quanto de serviços.

O documento também serve para confirmar a transferência de bens, doações, devoluções de mercadorias, entre diversas outras operações.

Sua função, portanto, é fundamental para proteger a relação entre as empresas e seus clientes, partindo-se das demandas de ambas as partes, já que garante direitos e deveres dos envolvidos.

Em outras palavras, a nota fiscal eletrônica é um item importantíssimo no estabelecimento de relações comerciais de confiança e na conquista de credibilidade por uma empresa.

Além disso, a nota fiscal também permite a definição do pagamento adequado de tributos devidos pela empresa.

Vale a pena citar que a emissão da nota fiscal é uma obrigação do empreendedor e ignorar esta necessidade corresponde à prática da sonegação, que pode gerar penalidades.

Porém, para além das obrigações legais, a nota fiscal eletrônica ajuda o gestor a controlar as entradas e saídas financeiras, os impostos recolhidos e o faturamento do negócio.

No caso de fiscalizações e auditorias, são as notas fiscais eletrônicas que vão provar a regularidade das transações da empresa.

Já do ponto de vista do cliente, o documento serve como comprovante de compra para fins, por exemplo, de troca, de devolução e de garantia, além de auxiliar na prestação de contas à Receita Federal.

Nesse caso, o consumidor pode, por exemplo, solicitar a dedução de determinadas despesas em sua declaração do Imposto de Renda.

Quando falamos especificamente sobre a nota fiscal eletrônica, precisamos lembrar também que não se trata de um documento físico.

A maioria das prefeituras dos municípios brasileiros já conta com sistemas para a emissão de nota fiscal eletrônica, o que facilita as rotinas de grande parte das empresas nacionais.

A NF-e, como também é chamada, tem a mesma função da nota fiscal em papel, mas tanto a sua emissão quanto o seu armazenamento acontecem de forma eletrônica.

O documento integra o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) e sua validade tem garantia a partir de uma assinatura ou certificado digital.

Como surgiu a nota fiscal eletrônica?

A nota fiscal eletrônica ou NF-e surgiu a partir da necessidade de modernizar a emissão de notas fiscais no Brasil, substituindo o modelo tradicional que dependia do papel.

A chegada deste documento aos meios digitais trouxe maior praticidade e otimização para as fiscalizações feitas pelo governo e para os próprios gestores das empresas.

Até o ano de 2006, as notas fiscais eram todas em papel e, com a transformação digital, surgiu o projeto de digitalização do documento.

O principal objetivo foi o de agilizar o trabalho da Receita Federal, mas o projeto também beneficiou muito a rotina dos contribuintes.

A princípio, a emissão das notas fiscais de maneira digital não era obrigatória, houve um período de adaptação e ela foi implementada de forma progressiva.

A obrigatoriedade aplicou-se primeiro a empresas com atividades operacionais específicas, como  as que precisam pagar ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados).

Hoje a nota fiscal em papel é uma raridade e a tendência é que a sua forma digital se consolide em todo o país.

Em grandes centros como São Paulo os talões para a emissão de notas já foram extintos. Para saber em que cidades isso já ocorreu, basta pesquisar no Portal da Receita Federal, no site da Sefaz (Secretaria de Estado da Fazenda) do estado onde se localiza o seu negócio ou no site da Secretaria da Fazenda do seu município, caso sua empresa seja uma prestadora de serviços.

Mesmo que a nota fiscal eletrônica ainda não seja obrigatória em sua cidade, nossa recomendação é que você já comece a implementá-la para não ter que se adaptar às pressas quando a obrigatoriedade vier.

Quais são os tipos de nota fiscal eletrônica?

São cinco os tipos de nota fiscal eletrônica que podem ser emitidos hoje no Brasil, cada um deles aplicável a empresas e situações específicas.

Vamos abordar cada um dos cinco tipos nos subtópicos seguintes.

Nota Fiscal Eletrônica ou NF-e

Quando se fala simplesmente em nota fiscal eletrônica, a referência pode ser a todos os tipos de notas fiscais emitidas digitalmente ou especificamente à versão do documento voltada para as empresas de comércio de produtos.

Neste último caso, ela é a substituta dos antigos modelos 1 e 1A emitidos em papel e utilizados por empresas contribuintes do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias).

Ou seja, a NF-e deve ser emitida em todos os casos em que uma venda gera a necessidade de pagamento de ICMS.

Sua validação é feita por meio de assinatura digital de quem a emite e pela autorização da Secretaria de Fazenda (Sefaz) do estado em que a empresa se localiza.

Nota Fiscal de Serviços Eletrônica ou NFS-e

Este é o tipo de nota fiscal eletrônica destinada ao registro da prestação de serviços. Sua antecessora era a Declaração de Serviço.

Este tipo de documento é uma exigência municipal para prestadores de serviços e se relaciona ao recolhimento do ISS (Imposto Sobre Serviços).

A maior parte dos municípios possui softwares para a emissão deste tipo de nota integrados ao sistema da prefeitura.

Caso ocorra alguma indisponibilidade desses sistemas, uma alternativa é o Recibo Provisório de Serviços (RPS), que deve ser convertido em NFS-e no prazo estipulado pela prefeitura.

Este documento tem validade fiscal temporária e também é utilizado nos casos em que a empresa tem um alto volume de transações e não conseguem emitir a nota fiscal instantaneamente.

Conhecimento de Transporte Eletrônico ou CT-e

Este tipo de nota fiscal diz respeito ao registro de operações de transporte rodoviário de carga, ou seja, também é um tipo de nota fiscal de serviços.

Ele substituiu diversos documentos que eram anteriormente exigidos de prestadores desse tipo de serviços.

Suas principais vantagens são o fim da necessidade de emissão de faturas duplicadas e a diminuição das divergências entre os registros das notas e os produtos realmente em transporte.

Sua validade é dada pela assinatura digital da empresa emissora e pela permissão da Sefaz do estado onde ela se encontra.

Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica ou NFC-e

Este tipo de nota fiscal eletrônica é utilizada no varejo e serve para registrar as vendas ao consumidor final.

Ela substitui o cupom fiscal e a nota fiscal do tipo 2 e, por ser uma alternativa totalmente eletrônica, representou uma significativa redução de custos derivados da utilização de papel.

A NFC-e comprova o que foi adquirido pelo cliente (produto ou serviço) e confirma os custos da transação.

Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e)

Este último tipo de nota fiscal eletrônica é emitido de forma individual por empresas que têm uma baixa frequência de vendas ou que não são obrigadas a emitir notas fiscais comuns.

Ela também é conhecida como nota do MEI, por ser utilizada sobretudo pelos microempreendedores individuais.

O documento é muito semelhante a uma nota fiscal tradicional e sua emissão pode ser feita pelo site da Sefaz do seu estado.

Quais são os benefícios de emitir notas fiscais eletrônicas?

Como dissemos anteriormente, a nota fiscal eletrônica é uma obrigatoriedade para quase todas as empresas, mas sua emissão não serve apenas para manter a empresa com as obrigações regularizadas.

Vamos abordar em seguida alguns dos principais benefícios da emissão deste documento.

Redução de custos

Esta é uma meta de praticamente todo empreendedor e a utilização da nota fiscal eletrônica reduz consideravelmente os gastos com a compra de papel e cartuchos ou toners para impressão.

Além disso, economiza-se também o espaço físico de armazenamento de documentos impressos.

Como a legislação obriga as empresas a guardarem os documentos fiscais por pelo menos cinco anos a partir do fato gerador, se todas as notas fiscais fossem físicas, haveria uma necessidade considerável de espaço para armazenamento.

Aumento da produtividade

Ao agilizar os processos e poupar o tempo dos colaboradores dedicado à organização de documentos, a nota fiscal eletrônica incrementa a produtividade do negócio.

A rapidez da emissão do documento por meio de um software é um fato porque o próprio sistema memoriza os dados recorrentes, dispensando o preenchimento individual de cada dado necessário.

Além disso, é possível fazer um cadastro prévio dos produtos ou serviços e também dos clientes, reduzindo a emissão da nota a poucos minutos e cliques.

Aprimoramento do controle financeiro

A emissão da nota fiscal eletrônica a cada nova venda beneficia o controle financeiro e fiscal pelos gestores, já que vai bastar uma simples pesquisa no sistema para conferir e analisar diversos dados importantes, como os tributos pagos, os valores das transações e os produtos ou serviços vendidos.

Além disso, como os erros de digitação são drasticamente reduzidos, as chances de tomada de decisões incoerentes também caem.

Aumento da credibilidade do negócio

Ao proporcionar maior transparência às transações, a emissão da nota fiscal eletrônica aumenta a confiança que os clientes sentem em relação à empresa.

Além disso, como facilita os processos e reduz a sonegação, esse documento também eleva a credibilidade do negócio.

Como emitir uma nota fiscal eletrônica?

Tiramos as principais dúvidas sobre a nota fiscal eletrônica nos tópicos acima. Agora, para finalizar o artigo e transformá-lo em um guia completo sobre o assunto, vamos à parte prática.

É hora de saber como emitir este documento seguindo o passo a passo a seguir.

1 - Descubra qual tipo de nota fiscal você precisa emitir

Como vimos, são cinco os tipos de nota fiscal eletrônica existentes no Brasil e, para saber qual deles você precisa emitir, é preciso partir do tipo de transação que você precisa formalizar.

Se sua empresa é uma prestadora de serviços, por exemplo, será necessária a emissão da NFS-e. Essa identificação é o primeiro passo.

2 - Conte com um certificado digital

O certificado digital funciona como uma assinatura digital das pessoas jurídicas, que garante a autenticidade das transações e documentos digitais.

Assim, para que as suas notas fiscais eletrônicas tenham validade jurídica, você precisa de um certificado digital.

Ele pode ser obtido junto às autoridades certificadoras credenciadas pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP), como a Receita Federal do Brasil e a Caixa Econômica Federal.

3 - Providencie o cadastro fiscal da empresa junto ao governo

No caso das empresas que trabalham com comércio, o credenciamento junto ao governo se dá a partir do cadastro na Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz) do estado onde a empresa se localiza.

Dependendo da localização da empresa, o cadastro pode levar até 15 dias para ser concluído e a empresa obter autorização para emitir a nota fiscal eletrônica.

No caso das empresas prestadoras de serviços, o cadastro deve ser feito junto à prefeitura da cidade onde a empresa funciona.

Grande parte das prefeituras disponibiliza um formulário de credenciamento específico para este tipo de cadastro em seus sites institucionais.

A partir do preenchimento do formulário e da apresentação da documentação necessária, é liberada uma senha de acesso ao sistema municipal de geração de notas.

4 - Utilize um bom software emissor de notas fiscais

Você pode optar pela utilização do software gratuito de emissão de notas fiscais que é disponibilizado pela Sefaz do seu estado ou pela prefeitura da sua cidade.

Mas você também pode emitir as notas fiscais a partir de um sistema de gestão financeira, que integra diversas outras funcionalidades.

O Keruak, por exemplo, conta com integração com prefeituras de diversos municípios brasileiros.

Para saber mais sobre os softwares de gestão financeira e suas funcionalidades, incluindo a emissão de nota fiscal eletrônica, acesse nosso artigo sobre este assunto. Boa leitura!