Nota Fiscal Avulsa: o que é, quem precisa emiti-la e como fazer isso

A emissão de Nota Fiscal Avulsa é uma ótima alternativa para quem é microempreendedor individual e não efetua vendas com frequência.

Emitir notas fiscais de maneira geral é uma obrigação legal de todo negócio, com exceção das microempresas individuais.

Porém, quando o assunto são as notas fiscais, existem algumas especificidades que normalmente geram dúvidas, sobretudo quando se fala em categorias específicas de notas.

É por isso que neste artigo vamos falar especificamente sobre a Nota Fiscal Avulsa. Você vai saber o que ela é, quem deve emiti-la e em quais situações. Além disso, também vamos explicar como realizar a emissão da Nota Fiscal Avulsa.

Essas informações são interessantes para você e sua empresa? Então continue a leitura.

O que é uma Nota Fiscal Avulsa (NFA-E)?

Podemos definir a Nota Fiscal Avulsa Eletrônica como um documento fiscal que é emitido de maneira individual.

Ela é muito semelhante à Nota Fiscal Eletrônica comum e trabalha especificamente com os campos que dizem respeito aos modelos 1, 1-A e 55 das notas tradicionais.

De forma geral, a diferença entre essas duas categorias de nota fiscal é a carga tributária paga pelo emissor do documento.

Para entender essa questão tributária, é preciso lembrar que os microempreendedores individuais não precisam emitir notas fiscais quando prestam serviços ou vendem produtos para pessoas físicas.

Porém, a nota fiscal é sempre necessária quando o produto ou serviço é ofertado à uma pessoa jurídica.

Suponhamos, assim, que você seja MEI e que a maioria dos seus clientes sejam pessoas físicas, mas que de vez em quando você presta determinado serviço para uma outra empresa.

Nesse caso, a Nota Fiscal Avulsa pode ser a melhor opção para você, já que você será obrigado a emitir a nota fiscal apenas em casos esporádicos. E é devido a situações como esta que a NFA-e é também chamada de nota fiscal do MEI.

Assim, a Nota Fiscal Avulsa será o instrumento de comprovação da realização da transação entre você e a empresa que te contratou.

Empresas que não são MEI dependem da emissão de notas fiscais em todas as transações para determinar o recolhimento dos impostos devidos.

No caso das MEIs, os impostos são aglutinados em apenas um pagamento mensal, através do SIMEI, o sistema de recolhimento de valores mensais fixos dos tributos que são abrangidos pelo Simples Nacional.

Nesse caso, as notas fiscais só são necessárias quando o produto ou serviço é entregue a uma pessoa jurídica e a função delas é a de comprovar a transação.

Ou seja, a emissão da Nota Fiscal Avulsa está relacionada à infrequência ou falta de periodicidade da prestação de um serviço, ou venda de um produto para uma empresa.

Quando e quem pode emitir a Nota Fiscal Avulsa?

Ainda que a Nota Fiscal Avulsa seja conhecida como nota fiscal do MEI, não são somente as microempresas que podem emiti-la.

Ela também pode ser utilizada pelas pequenas empresas (que também podem se enquadrar no Simples Nacional), além dos trabalhadores autônomos que não possuem CNPJ e os não contribuintes do ICMS.

Muitas vezes, por considerarem muito complicado o processo de emissão de uma nota fiscal, os trabalhadores autônomos e até mesmo os microempreendedores perdem oportunidades de negócios.

Assim, a emissão da Nota Fiscal Avulsa pode representar um passo decisivo no crescimento de um negócio.

Além disso, ao informar que você pode emitir notas fiscais, caso o cliente necessite, você abre novas portas de acesso a diferentes oportunidades.

Isso porque o seu negócio ganha mais credibilidade e passa a ser visto de uma maneira mais formal.

Você passa, por exemplo, a ter mais chances de fechar negócios com empresas de portes maiores, que normalmente exigem a emissão de nota fiscal para fecharem o negócio.

Então, ainda que você não vá emitir a Nota Fiscal Avulsa em todas as transações que efetivar, é importante contar com esta opção para conseguir conquistar mais clientes.

Com relação à questão: “quando devo emitir a Nota Fiscal Avulsa”, você pode ter em mente que o documento normalmente é emitido quando uma MEI presta serviços ou vende produtos para outra empresa ou quando o cliente, mesmo sendo uma pessoa física, solicita a nota fiscal.

Mas caso você tenha dúvidas a respeito do tipo de nota fiscal que deve emitir ou se você precisa ou não emiti-la, não deixe de consultar o seu contador.

Esse profissional pode te indicar quais documentos devem ser emitidos para a efetivação de cada tipo de venda.

Como emitir a Nota Fiscal Avulsa?

Pode ser que o que mais te preocupa e te faz adiar a possibilidade de emissão da Nota Fiscal Avulsa não seja o entendimento sobre se e quando ela deve ser emitida, mas sim a parte prática da emissão.

Mas o processo é bastante simples. Emitindo uma NFA-e uma vez, provavelmente você não terá dificuldades nas próximas emissões.

Para começar, você não precisa necessariamente contar com um software de emissão de notas fiscais, embora esse tipo de recurso seja muito útil e possa acumular outras funções.

O primeiro passo para emitir notas fiscais é entrar em contato com os órgãos responsáveis e se cadastrar.

No caso da Nota Fiscal Avulsa referente à venda de produtos, você deve contatar a SEFAZ (Secretaria de Estado da Fazenda).

Já quando a empresa trabalha com a prestação de serviços, ela precisa emitir a Nota Fiscal de Serviços Avulsa Eletrônica (NFSA-e) e contatar a prefeitura de sua cidade.

Na maior parte das vezes, em ambos os casos é possível realizar o cadastro online, ou seja, pode ser que você consiga se cadastrar a partir de uma pesquisa simples no site do respectivo órgão.

Mas é importante conferir com atenção quais são os documentos necessários para abrir o processo de cadastro e preencher corretamente todos os formulários solicitados.

Alguns dos documentos que costumam ser pedidos são o CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas), um documento de identidade ou equivalente e o número de inscrição no Cadastro Fiscal.

Pode ser que demore alguns dias até que seu cadastro seja confirmado. Depois da confirmação, a partir da criação de login e senha será possível emitir a NFA a partir do próprio site da SEFAZ ou da prefeitura em questão.

Normalmente, é possível encontrar tutoriais fornecidos pelos próprios órgãos para a emissão das notas fiscais ou então tirar as dúvidas que surgirem por meio de um canal de atendimento.

Viu como é bastante simples? Pode ser que você tenha dificuldades bem maiores do que essa na gestão do seu negócio.

Por exemplo, a emissão de uma Nota Fiscal Avulsa está relacionada, é claro, à efetivação do pagamento pelo produto ou serviço. Mas o que fazer quando o pagamento atrasa? Para tirar essa dúvida, veja nosso artigo sobre como cobrar um cliente. Até o próximo a próxima!