Modelo de recibo de pagamento: o que é e como preencher

Se você está precisando de um modelo de recibo de pagamento, leia nosso artigo e entenda todos os detalhes para não errar quando for emitir esse documento fiscal.

Modelo de recibo de pagamento: o que é e como preencher

Ter os documentos fiscais sempre à mão e atualizados é uma necessidade constante para a eficiência da gestão financeira da sua empresa. E, para a emissão de alguns deles, ter um parâmetro que pode ser adaptado a diferentes situações pode otimizar muito o seu tempo. É por isso que você precisa de um modelo de recibo de pagamento.

O recibo de pagamento é um comprovante de pagamentos e recebimentos realizados tanto por pessoas físicas quanto por pessoas jurídicas.

Com a emissão deste documento, você consegue manter os seus setores financeiro e contábil mais organizados.

Trata-se de um documento simples, fácil de ser emitido e que muitas vezes é deixado de lado devido a uma associação entre sua simplicidade e uma suposta irrelevância.

Mas, na verdade, esse documento faz toda a diferença para o controle financeiro interno do seu negócio e é por isso que você precisa ter ao seu alcance um modelo de recibo de pagamento.

Com ele, fica mais fácil emitir recibos com frequência e você não deixa de fazê-lo com a desculpa de não ter um modelo a seguir.

Neste artigo, você vai entender o que é um recibo de pagamento, a importância desse documento para a sua empresa, quando você deve emiti-lo, por que você precisa guardar os recibos de pagamento e qual é a diferença entre eles e as notas fiscais.

Também vamos apresentar um modelo de recibo de pagamento para que você possa adaptar e utilizar imediatamente. Confira nos tópicos seguintes.

O que é um recibo de pagamento?

Como dissemos no tópico anterior, o recibo de pagamento é um documento que serve para comprovar a efetivação de uma transação financeira.

Sendo assim, ele informa que um determinado valor foi pago por uma pessoa ou empresa a outra pessoa, ou empresa em troca de um produto ou serviço.

Do ponto de vista jurídico, o recibo de pagamento permite que os direitos e deveres de compra e venda sejam garantidos, tanto para quem o emite quanto para quem o recebe.

Por isso, o recibo de pagamento também é chamado de declaração de quitação de obrigação.

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Segundo o código civil, no recibo de pagamento devem constar as seguintes informações: o valor e a espécie da dívida quitada, o nome do devedor, o tempo e o lugar do pagamento e a assinatura do credor.

E é com base nessas informações mínimas necessárias que podemos estabelecer um modelo de recibo de pagamento para facilitar a rotina empresarial.

O modelo de recibo de pagamento é uma espécie de protótipo que agiliza a emissão do documento e torna a administração financeira mais organizada.

Você também pode utilizar modelos para a emissão de outros documentos fiscais. Isso com certeza vai te poupar algum tempo.

Voltando ao recibo de pagamento, ele deve ser emitido sempre em duas vias, porque é importante tanto para o cliente organizar suas finanças quanto para a empresa comprovar suas transações.

Qual é a importância do recibo de pagamento para a sua gestão financeira e contábil?

Nós sabemos que o recibo de pagamento não possui caráter oficial e, portanto, não pode ser utilizado como base para recolhimento de impostos.

Mas, com certeza, é de extrema importância para base de cálculo, sendo muito utilizado para auxiliar nos processos da gestão financeira da empresa.

Ao emitir o recibo de pagamento em todas as transações realizadas em sua empresa, você faz um registro completo das entradas e saídas de dinheiro e tem a certeza de que todos os processos estão sendo contabilizados.

Assim, a sua organização financeira fica sempre atualizada e você garante tanto os seus interesses quanto os dos clientes.

Além de ser imprescindível para o fluir dos procedimentos internos, o recibo de pagamento é importante porque atua como instrumento de prova mediante execuções judiciais.

Dessa forma, podemos afirmar que o recibo de pagamento resguarda o devedor de qualquer cobrança indevida.

Cada modelo de recibo de pagamento deve contar com algumas informações básicas que não podem faltar em nenhum recibo de pagamento.

Além dos benefícios para a sua gestão interna, outro motivo para emitir o recibo de pagamento é a sua obrigatoriedade, de acordo com a Lei 8.846, de 1994:

“A emissão de nota fiscal, recibo ou documento equivalente, relativo à venda de mercadorias, prestação de serviços ou operações de alienação de bens móveis, deverá ser efetuada, para efeito da legislação do imposto sobre a renda e proventos de qualquer natureza, no momento da efetivação da operação.”

Para que você entenda melhor o que é um modelo de recibo de pagamento, confira o que deve constar em um documento desses.

Quais dados devem constar em um modelo de recibo de pagamento?

Para você construir o seu modelo de recibo de pagamento, ou ter certeza de que está utilizando um modelo eficaz, confira se o mesmo possui os dados que vamos destacar a seguir.

Um modelo de recibo de pagamento deve ter as informações certas, caso contrário seu uso pode ser inviável, visto que tais informações podem não ser válidas.

Por isso é necessário saber exatamente o que deve ter em um modelo de recibo de pagamento. Confira:

  • Número do recibo;
  • Valor da transação/pagamento;
  • Data em que a transação/pagamento foi realizada;
  • Dados de quem recebeu e de quem realizou a transação/pagamento (como nome, CPF ou CNPJ, endereço entre outros);
  • Descrição da movimentação (tipo de serviço realizado ou produto adquirido).

Esses dados são os básicos que devem, sem falta, constar em um modelo de recibo de pagamento.

Obviamente, ajustes podem ser feitos de acordo com a situação vivenciada e novas informações podem ser adicionadas.

O modelo de recibo de pagamento deve ser, ao mesmo tempo, objetivo e completo. Se faz necessário ter certeza de que todas as informações necessárias estão descritas no documento. Assim, não existirão espaços para dúvidas ou duplas interpretações posteriormente.

Veremos a seguir a diferença entre recibo de pagamento e nota fiscal.

Banco Inter

Qual é a diferença entre recibo de pagamento e nota fiscal?

Recibo de pagamento e nota fiscal não são a mesma coisa. A diferença entre os dois está principalmente em suas funções.

Enquanto o recibo de pagamento objetiva comprovar que a empresa recebeu determinado valor e alguém, a nota fiscal busca comprovar quem é o proprietário de determinado bem ou serviço.

Outra diferença é que a nota fiscal tem a função de informar à Receita Federal as transações comerciais realizadas pelas empresas, possibilitando o recolhimento de impostos.

O recibo também é um documento fiscal, mas funciona somente como comprovante de recebimento e pagamento.

Então, podemos dizer que o recibo é um documento de controle financeiro enquanto a nota fiscal é um documento de transferência de propriedade.

Quando é necessário emitir um recibo de pagamento?

A resposta da pergunta acima é simples: sempre que uma nova transação for efetuada.

O recibo de pagamento não substitui a nota fiscal, que deve ser emitida em todas as transações empresariais, com exceção daquelas realizadas pelos microempreendedores individuais.

O microempreendedor individual, assim como os profissionais liberais, autônomos e pessoas físicas (dependendo das legislações estaduais e municipais), pode emitir somente o recibo de pagamento.

Se você tem uma empresa e não é MEI, o ideal é que você emita os dois documentos juntamente em cada uma das suas transações.

Os dois documentos podem parecer uma forma de repetir informações, mas, como vimos no tópico anterior, eles têm funções diferentes.

Então, emita a nota fiscal para fins tributários e o recibo de pagamento para te ajudar em seu controle financeiro interno.

Se você optar pela emissão somente do recibo de pagamento e não emitir a nota fiscal, estará cometendo crime de sonegação de impostos.

Por que você deve guardar o recibo de pagamento?

Muitas empresas emitem o recibo de pagamento somente porque os clientes solicitam e não lembram da importância dele para o controle interno dos negócios.

Quando você tem todos os seus recibos arquivados, seus trabalhos contábeis e financeiros ficam mais organizados e você consegue controlar melhor a gestão.

Além disso, é importante tê-los à mão em casos de fiscalizações ou auditorias.

O recomendado é que você guarde os recibos de pagamento por um período de cinco anos, contados a partir da data de emissão de cada um deles.

Modelo de recibo de pagamento para você adaptar e usar

Para construir um modelo de recibo de pagamento, você precisa ter em mente as informações obrigatórias citadas no código civil.

É claro que outras informações também podem ser acrescentadas, caso você ache pertinente para te ajudar em sua administração financeira.

É possível comprar os chamados talões de recibos prontos em papelarias para serem preenchidos à mão. Mas esses talões só contém as informações básicas e são muito padronizados.

Se você quer que o documento contenha, por exemplo, a logomarca da sua empresa ou alguma outra informação específica, o melhor é adaptar um modelo de recibo de pagamento como o que vamos apresentar logo abaixo.

Nós vamos demonstrar alguns modelos que já estão prontos para uso! Assim, você pode analisar qual é o ideal para a sua empresa e já começar a fazer uso desse importante documento no seu cotidiano.

Modelo 1

Recibo de Pagamento


Data: ___/___/_____                                       Nº do recibo:____________________



Nome do favorecido: ________________________________________________________


Endereço do favorecido: _____________________________________________________

Recebi do Sr(a). _________________________________, inscrito (a) no CPF sob o Nº: ______________, a soma de $ (______________________ reais) como forma de pagamento do item _________________________________________________________, para o período de ____ de ______________ de 20____ a _____de ____________de 20____.

Recebido por: __________________________ CPF nº: ____________________________

Forma de pagamento:  (_) Dinheiro   (_) Cheque   (_) Cartão




__________________________________

Assinatura


Modelo 2

Recibo de pagamento 

[Número do recibo]

[Data da movimentação]

Eu, [nome do prestador do serviço], portador da Cédula de Identidade RG Nº [número do documento], venho por meio desta declarar que recebi nesta data a quantia de R$ [valor por extenso] da empresa denominada [nome da empresa], sediada em [endereço completo da empresa], cujo CNPJ é o seguinte [número do CNPJ].


Declaro também que o valor recebido se refere a serviços prestados a esta empresa, na condição de autônomo, não caracterizando vínculo empregatício.



[Assinatura]


Modelo 3

Recibo de pagamento 


Nº:……………..


Emitente: ……………………………………………………

CNPJ/MF ou CPF:..............……………………………….

Endereço:……………………………………………………

Cidade/CEP/ Estado:…………………………………

Recebemos de ……………………………………………….., inscrito no CPF/CNPJ Nº ………….……. estabelecido em …………………………………., no endereço que se segue: ………………………………..………, a importância de R$ ……… (colocar o valor numérico e escrever a quantia por extenso), em (discriminar se dinheiro ou cheque) …………….., referente a …………………………………

………………………., ……., de …………………de 20….



…………………………………………………….

Assinatura


Se você considerar necessário, pode acrescentar informações como o CNPJ da empresa e as profissões do pagador e do recebedor, para reforçar sua identificação.

Ao fazer uso desse documento, lembre-se: evite rasuras, erros de digitação, evite utilizar assinaturas digitais e procure utilizar um carimbo quando necessário.

Esse simples documento, não fiscal, pode ajudar e muito na gestão das finanças do seu negócio, seja você o gestor de uma empresa ou um profissional autônomo.

Por esse motivo, não hesite em implementar essa ferramenta o mais rápido possível na sua administração financeira.

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Agora que você já entende a importância da emissão deste documento e tem em mãos um modelo de recibo de pagamento, recomendamos a leitura do nosso artigo sobre meios de pagamento, mais uma informação que pode ser acrescentada ao seu recibo. Boa leitura!