Controle de caixa: o passo a passo de como fazer

Clientes inadimplentes, contas a pagar, vendas baixas, sobrecarga dos gestores e outros fatores podem contribuir para um cenário financeiro longe do ideal. Para resolver tudo isso você precisa fazer um bom controle de caixa.

Controle de caixa

Os desafios de empreender são diários, e um dos mais comuns — principalmente para pequenos empreendedores — é a tarefa de realizar um bom controle de caixa.

Você se preocupa em manter o fluxo de caixa na sua empresa saudável? Pode parecer uma preocupação óbvia, mas diante de todas as obrigações cotidianas dos gestores, essa questão muitas vezes acaba ficando em segundo plano.

Contudo, o cenário perfeito, para qualquer empresa, independentemente de seu tamanho ou segmento de mercado no qual está inserida, é ter sempre um fluxo de caixa positivo.

Sabemos que, por diversos motivos, um fluxo de caixa positivo nem sempre é o resultado obtido dentro das organizações. Clientes inadimplentes, contas a pagar, vendas baixas, sobrecarga dos gestores e outros fatores podem contribuir para um cenário financeiro longe do ideal.

Por esse motivo, você precisa realizar o controle de caixa de maneira efetiva dentro da sua empresa e ter sempre esta meta entre suas prioridades.

O nosso artigo de hoje tem como principal foco proporcionar o aprendizado do passo a passo de como fazer o controle de caixa.

Mas, para que você entenda como fazer o controle de caixa, antes, vamos discorrer um pouco sobre a importância dessa prática dentro das organizações.

Continue a leitura para aprender como fazer um bom controle de caixa.

A importância do controle de caixa

O controle de caixa é importante pelos muitos benefícios que esse tipo de atitude gerencial pode trazer para a sua empresa.

Vamos listar alguns deles para te convencer a começar a fazer o controle de caixa ainda hoje na sua empresa. Confira a seguir:

Maior controle financeiro

O controle de caixa tem efeito direto e imediato sobre a gestão financeira do seu negócio e pode mudar totalmente os rumos dele.

Ele possibilita o controle de todas as contas a pagar e a receber e, de maneira geral, das finanças da empresa.

Este é um passo fundamental para o estabelecimento de uma administração eficaz e a consequente conquista da saúde financeira do negócio.

Basicamente, é importante saber como e quando o dinheiro entra em sua empresa e para onde ele vai. Assim, você pode fazer diversas análises de modo a otimizar a gestão.

Evita falsas impressões sobre a sua realidade financeira

Com um bom controle de caixa, você tem uma visão precisa sobre a realidade financeira da sua empresa.

Isso significa que você pode, por exemplo, detectar as sazonalidades para não ter a ideia errônea de que suas finanças vão bem porque em determinado mês houve uma alavancagem das vendas.

Em outras palavras, o controle de caixa é necessário porque evita as análises superficiais baseadas em uma amostragem insuficiente dos seus resultados.

Relatório das movimentações da empresa

Controlar o seu caixa nada mais é do que ter o registro de todo o dinheiro que entra e sai a partir das transações realizadas pela sua empresa.

Para que este controle seja efetivo, é preciso centralizar essas informações, se possível em um sistema automatizado, e seguir um método padronizado de registro.

Assim, você não corre o risco de esquecer de inserir alguma entrada ou saída e essa totalidade de informações pode atuar como um relatório das movimentações da sua empresa.

Contar com relatórios precisos e completos é o que permite aos gestores a tomada de decisões estratégicas para o negócio cujos efeitos podem ser sentidos a longo prazo.

Ou seja, o controle de caixa permite que você faça planos para o futuro da empresa e tome decisões de modo a aumentar os lucros e eliminar os gastos desnecessários.

Gestão eficiente

Obviamente, uma gestão eficiente depende de diversos fatores, como a própria preparação e o treinamento dos gestores, além da existência de demanda para as soluções ofertadas pela empresa.

O controle de caixa por si só não garante uma gestão eficiente, mas é impossível fazer uma gestão eficiente sem controlar o seu caixa.

Ou seja, este é um dos fatores fundamentais que precisam estar no topo da sua lista de prioridades enquanto gestor para fazer um bom trabalho.

Assim, podemos classificar o controle de caixa como um dos mais importantes instrumentos de gestão, pois sua ausência ou a negligência em sua realização inviabilizam a saúde financeira do negócio.

Tomada de decisões assertivas

Vimos acima que o controle de caixa pode ser pensado como um importante relatório de movimentações da empresa.

Isso significa que, com ele aplicado da maneira correta, os gestores conseguem fazer análises e tomar decisões baseadas em dados.

Os resultados dessas decisões tendem a ser mais positivos, pois elas são decorrentes de análises precisas e não dependem unicamente da experiência ou da sorte dos gestores.

Com o surgimento de consumidores cada vez mais exigentes e a grande competitividade do mercado, as decisões assertivas são essenciais para a manutenção de um negócio.

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Investimentos bem direcionados

O controle de caixa possibilita a identificação das necessidades e possibilidades de realização de novos investimentos.

Nesse contexto, evita-se os investimentos desnecessários e direciona-se os recursos disponíveis para os investimentos que agregam valor às soluções ofertadas pela empresa.

Isso evita o desperdício de dinheiro, tempo e esforços, tornando a gestão muito mais fluida e segura.

Os benefícios em realizar o controle de caixa apontados acima não são os únicos. Eles são muitos e vão se revelar a curto, médio e longo prazo.

Certamente, ao colocar esta meta em prática, você vai identificar outras vantagens específicas que serão visíveis em sua gestão.

Mas, agora, o que realmente interessa para o alcance de todas essas vantagens é: como fazer o controle de caixa?

Continue a leitura e comece a fazer este controle dentro da sua empresa ainda hoje.

Como fazer o controle de caixa?

Fazer um bom controle de caixa na sua empresa será útil para criar previsibilidade a respeito do que pode vir a acontecer dentro do seu empreendimento.

A seguir, iremos te mostrar o passo a passo para que você faça o controle de caixa da melhor maneira.

Assim, você terá controle das suas finanças, saberá exatamente quais são as movimentações mais significativas e saberá, ainda, como agir diante do cenário financeiro vigente.

Separando as finanças

Primeiramente, quando você for começar a fazer o controle de caixa, separe as finanças da empresa entre saídas e entradas.

De maneira resumida, podemos definir as entradas e saídas da empresa da seguinte maneira:

  • Entradas: as entradas fazem referência a todo o dinheiro que entra na empresa no período determinado para análise do controle de caixa;
  • Saídas: as saídas são, ao contrário das entradas, todo o dinheiro que sai da empresa.

Como exemplo de entradas, podemos citar o valor que os consumidores pagam pelo produto ou serviço oferecido, ou seja, as vendas realizadas. Além de investimentos e pagamento de dívidas por parte dos clientes inadimplentes.

Já como exemplo de saídas, podemos citar os gastos com fornecedores, despesas operacionais e administrativas, além de investimentos.

O primeiro passo para realizar o controle de caixa é, portanto, fazer essa distinção entre todas as movimentações financeiras da sua empresa.

Esses tipos de gastos não são exatos dentro de todas as empresas, por isso, é necessário fazer uma análise individual de como eles funcionam dentro da sua empresa, para que depois a separação seja feita corretamente.

Registrando as movimentações

No primeiro passo, foi necessário definir e classificar as suas finanças, determinando se elas são entradas ou saídas.

Agora, no segundo passo, é o momento de registrar todo o dinheiro que é movimentado dentro da sua empresa.

Para isso, muitas empresas ainda utilizam planilhas, as quais nós não indicamos devido a diversos problemas que elas podem causar, como a imprecisão e a suscetibilidade aos erros.

O melhor é poder contar com o auxílio de um software de gestão financeira, como veremos mais adiante.

Analisando os dados

No terceiro passo, você deve analisar os dados obtidos com os dois primeiros passos que foram realizados.

Obviamente, realizar o controle de caixa só será útil se você obtiver, a partir desse controle, dados que sejam úteis para a sua gestão.

Nesse sentido, para analisar os dados do seu controle de caixa, você precisa olhar o seu saldo mensal.

Nova call to action

Todo mês terá um saldo inicial, resultado do caixa final do mês anterior. A este valor, deve-se somar todas as entradas desse período e subtrair todas as saídas.

Outro ponto que você deve analisar ao fazer o controle de caixa é o lucro que a sua empresa está gerando.

Existem dois tipos de lucro: lucro bruto e lucro líquido.

O lucro bruto corresponde à relação entre receita geral. O lucro líquido, por outro lado, leva em consideração todos os custos envolvidos na produção e no funcionamento da empresa, sejam eles fixos ou variáveis.

Muitas pessoas, que não sabem como fazer uma análise correta do controle de caixa, acabam apresentando um lucro bruto alto, mas um lucro líquido próximo aos seus gastos.

Logo, a margem de lucro real não é interessante para a empresa porque não apresenta um ganho significativo, visto que muitos custos e despesas não foram levados em consideração.

Não existem grandes mistérios para realizar um bom controle de caixa, mas queremos te lembrar de algumas práticas fundamentais:

  1. Atualize, sempre, o registro das entradas e saídas conforme ocorrem;
  2. Automatize o seu controle de caixa, para otimizar tempo e evitar erros;
  3. Interprete as informações do controle de caixa de maneira correta;
  4. Detalhe todos os lançamentos realizados;
  5. Crie categorias dos seus gastos;
  6. Lance os recebimentos e não as vendas;
  7. Não misture contas pessoais com as contas da sua empresa.

Se atentando a essas dicas, com certeza o seu controle de caixa será eficiente e contribuirá para melhores resultados dentro da sua empresa.

Após o entendimento do passo a passo, pode ser que você considere esta tarefa bastante complexa e se sinta incapaz de colocá-la em prática imediatamente.

Essa sensação é a principal responsável pelo adiamento indefinido do controle de caixa. Mas é preciso ter em mente que o controle não é tão complicado assim.

Por isso, vamos encerrar nosso artigo mostrando como a utilização de um software de gestão financeira pode tornar a função de controle de caixa muito mais fácil e confiável.

Veja a seguir porque contar com um bom software de gestão financeira pode tornar o processo de controle de caixa simples e eficaz.

Contribuição do software de gestão financeira para um controle de caixa eficiente

Para ter um controle de caixa efetivo, é preciso cumprir alguns requisitos, como contar com informações completas e precisas, com fácil acesso e atualização constante.

Além disso, como as movimentações financeiras empresariais costumam ser muitas, é preciso fazer o seu registro e gerenciamento com agilidade.

Todos esses requisitos são perfeitamente alcançáveis quando se pode contar com um software de gestão financeira.

Veja abaixo as principais vantagens da utilização deste recurso:

Informações centralizadas

Você já perdeu tempo procurando por informações sem lembrar onde tinha anotado ou salvado?

Um bom software de gestão financeira concentra no mesmo local todos os dados dos quais você precisa para fazer as análises mais completas.

Assim, você se livra das múltiplas planilhas e de ter que reinserir as mesmas informações em plataformas diferentes.

Seus dados e tarefas ficam mais organizados e você ganha tempo, já que as informações ficam mais seguras e acessíveis.

Informações seguras

Podemos dizer que as informações financeiras ficam mais seguras quando você faz o seu controle de caixa com a ajuda de um software em dois sentidos diferentes.

O primeiro deles diz respeito à segurança da informação em si. Os dados financeiros de um negócio são altamente sensíveis e precisam estar protegidos de pessoas mal intencionadas.

Você pode cadastrar diversos usuários e dar a eles diferentes níveis de acesso de acordo com as tarefas a serem desenvolvidas por cada um.

Já o segundo sentido diz respeito à segurança que você tem em relação à ausência de erros em suas análises.

Automatizando a extração de dados para análise e a própria emissão de relatórios, você pode confiar na precisão dos resultados obtidos, tomando decisões com muito mais segurança.

Acesso por diferentes dispositivos

Você está viajando e precisa de uma informação específica sobre o seu controle de caixa? Não é preciso aguardar o seu retorno ou pedir a um colega que acesse o seu computador na empresa e te envie essa informação.

Com o controle financeiro realizado por software, você pode acessar qualquer informação que precisar utilizando o dispositivo eletrônico que tiver à mão em qualquer lugar.

É claro que, para isso, você precisará ser um usuário cadastrado e com acesso autorizado.

Controle de contas a pagar e a receber

Alguma vez você já ficou na dúvida se efetuou ou não o pagamento daquela fatura cujo vencimento foi ontem?

Com o uso do software de gestão financeira você não perde prazos e não precisa arcar com os prejuízos decorrentes de juros e multas.

Basta programar lembretes tanto para que os seus clientes não fiquem inadimplentes quanto para que as suas próprias contas a pagar sejam devidamente quitadas.

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Criação de metas

A partir dos relatórios emitidos pelo software de gestão financeira, você pode criar metas e acompanhar o seu atingimento ao longo do tempo.

Assim, sua gestão é pensada a médio e longo prazo e o seu planejamento financeiro torna-se mais eficaz.

Agora que você já sabe que um software de gestão financeira pode ser o grande diferencial, é hora de fazer um experimento prático.

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