BPO financeiro: o que é, benefícios e quando ele é necessário

O BPO financeiro é uma tendência que otimiza a gestão empresarial, reduzindo tempo e custos e organizando melhor as finanças.

Com ele, a sua administração financeira é entregue a uma equipe altamente especializada que tem acesso às melhores tecnologias do segmento.

O principal resultado é a tomada de decisões mais assertivas, já que você recebe informações e relatórios completos em tempo real.

Então, se você não consegue controlar e organizar as finanças do seu negócio e essa tem sido uma grande preocupação, o BPO financeiro pode ser uma alternativa excelente para você.

Neste artigo, você vai saber o que é BPO financeiro, como ele funciona, quando é indicado e quais são os seus benefícios.

O que é BPO financeiro?

A sigla BPO significa Business Process Outsourcing ou, em Português, terceirização de processos de negócio.

Essa terceirização não está restrita à área financeira. Diversos outros processos da empresa também podem ser transferidos para um prestador de serviços especializado.

A área de tecnologia da informação é a mais terceirizada mundialmente, seguida pelo customer service, a contabilidade e o setor financeiro, segundo o relatório 2019 Global Shared Services da Deloitte.

O objetivo da terceirização é estabelecer uma situação vantajosa para a empresa, em termos de otimização dos serviços e economia de tempo e custos.

Então, o BPO financeiro consiste na terceirização da gestão financeira de uma empresa, que passa a ser responsabilidade de uma equipe especializada e com acesso aos melhores recursos tecnológicos.

Essa equipe cuida de atividades como o plano de contas, o controle do fluxo de caixa, as projeções orçamentárias e a emissão de notas fiscais, entre outras.

As empresas que prestam serviços de BPO financeiro geralmente estão ligadas ao mundo da contabilidade e já lidam com questões trabalhistas, fiscais e financeiras dos seus clientes.

Sua responsabilização sobre as finanças muitas vezes ocorrem como uma espécie de ampliação do contrato, quando elas já cuidam de alguma outra atividade da empresa contratante.

Como diferenciar o BPO financeiro da consultoria financeira?

Como vimos, o BPO financeiro consiste na terceirização da gestão financeira de um negócio, que passa a ser responsabilidade de uma empresa especializada.

A consultoria financeira também envolve um alto nível de especialização, mas não chega a ser uma terceirização.

Na prática, a consultoria está relacionada à análise da situação financeira de uma empresa mediante apresentação de dados e condução de entrevistas.

A partir desta análise, os consultores formulam soluções para resolver problemas ou assuntos específicos com os quais a gestão precisa lidar.

Em outras palavras, a consultoria pode ser entendida como um aconselhamento baseado em dados concretos que é recebido e seguido pelos gestores.

Enquanto isso, o BPO financeiro consiste em deixar a gestão financeira como um todo sob responsabilidade de uma empresa terceirizada.

A consultoria pode trazer diversos benefícios para o negócio, como a redução de custos, a identificação dos pontos fortes e fracos do negócio, o aperfeiçoamento dos processos, a manutenção do foco nos resultados e a tomada de decisões mais assertivas.

Além disso, a consultoria pode ser contratada para solucionar questões específicas do negócio, como a elaboração de um planejamento financeiro, a gestão de custos, a formação de preços para produtos e serviços, o valuation, as análises de viabilidade financeira e as auditorias.

Ou seja, não necessariamente a consultoria financeira precisa auxiliar em todo o trabalho da gestão. É claro que existem casos em que um diagnóstico mais abrangente é necessário.

Mas a consultoria pode propor soluções para questões mais pontuais ou específicas dentro da gestão enquanto o BPO corresponde à terceirização da gestão como um todo.

Portanto, no caso da contratação de uma consultoria, o gestor financeiro da empresa continua sendo o responsável pelas decisões.

Já no BPO financeiro a figura de um gestor que também é colaborador da empresa deixa de existir.

Como diferenciar o BPO financeiro da assessoria financeira?

Assim como ocorre com a consultoria, a assessoria financeira também não implica na terceirização da gestão de um negócio.

A assessoria é um trabalho técnico também fornecido por profissionais especializados, com foco no desenvolvimento de um serviço específico ou na elaboração de um projeto.

Nesse caso, muitas vezes o diagnóstico é dado pela própria gestão, que só precisa de ajuda para executar determinada tarefa que não compõe permanentemente o cotidiano da empresa.

Isso significa que normalmente a assessoria é voltada para uma única área ou missão e aponta soluções de acordo com a demanda da empresa.

Esse serviço tem a ver tanto com a assistência quanto com a execução de determinada tarefa. Ou seja, o assessor também ajuda a colocar a mão na massa.

A assessoria pode beneficiar a empresa a partir da otimização do quadro de funcionários, promovendo a redução dos erros, melhorando a produtividade e prevenindo as perdas financeiras.

Sendo assim, mesmo com a ajuda do assessor em tarefas práticas, a assessoria também não pode ser equiparada ao BPO financeiro, que pressupõe a terceirização.

Se você está se perguntando qual é a melhor opção para o seu negócio depois de conhecer as especificidades da consultoria, da assessoria e do BPO, saiba que não existe uma única resposta certa.

É preciso analisar diversas variáveis para escolher a melhor opção, como o momento vivido pelo seu negócio, as dificuldades específicas dentro da gestão financeira e a disponibilidade de recursos tanto financeiros quanto humanos.

Terceirização de áreas estratégicas

A terceirização da área financeira pode parecer estranha para os empreendedores mais conservadores, afinal, até pouco tempo atrás, só se ouvia falar em terceirização de atividades como limpeza e manutenção.

Porém, agora essa é uma possibilidade também para as áreas mais estratégicas dos negócios e o BPO tornou-se uma opção para qualquer área em que os gestores acreditam que a terceirização possa ser mais eficiente.

Assim, o BPO financeiro já é uma realidade em muitas empresas nas quais os gestores ganharam tempo para focar na saúde e no sucesso dos seus negócios.

Muitas dessas empresas são startups ou estão ligadas à inovação e, por isso, precisam de agilidade em seus processos, já que suas decisões são sempre tomadas com base em métricas.

Os principais motivos para que os gestores optem pelo BPO financeiro são a diminuição dos custos operacionais, o ganho de tempo, maior flexibilidade, melhora da eficiência na gestão e maior especialização à disposição do negócio.

Portanto, é preciso abandonar a ideia de que a terceirização só é aplicável a tarefas operacionais. O BPO financeiro é um serviço estratégico que pode agregar muito valor ao negócio.

Benefícios do BPO financeiro

Para saber se o BPO financeiro é uma alternativa promissora para sua empresa, o primeiro passo é conhecer as vantagens trazidas por ele.

Se o seu negócio e a sua gestão financeira estiverem com a eficiência de algum dos itens abaixo comprometida, pode ser a hora de começar a pensar no BPO.

Melhor controle financeiro

Com o BPO financeiro, é possível controlar as finanças minuciosamente, pois o serviço será executado por profissionais muito qualificados que sabem lidar com organização de contas a pagar e a receber e fluxo de caixa.

Dessa forma, a equipe contratada vai colocar em prática rotinas financeiras adequadas especificamente para o seu negócio.

A qualquer momento será possível conferir como estão aspectos como a liquidez, a lucratividade e o nível de endividamento da empresa.

Então, será possível não só controlar as entradas e saídas do caixa, mas também obter relatórios com projeções futuras para a melhor tomada de decisões.

Diminuição de custos

Não pense que o BPO financeiro é um serviço caro, apropriado somente às grandes companhias. Pelo contrário, essa terceirização é bastante acessível para pequenas empresas.

Quase sempre, o BPO financeiro sai mais barato do que contratar profissionais para formar uma equipe interna de gestão financeira.

Além disso, quando você opta pela terceirização, economiza com a aquisição de sistemas de gestão e com os treinamentos.

Economia de tempo

Se você gasta muito tempo tentando entender as finanças e analisar planilhas, acaba não tendo tempo para focar no que realmente interessa.

É muito comum que o próprio idealizador de um negócio assuma a responsabilidade sobre as finanças sem ter nenhum conhecimento ou preparo técnico no assunto.

Ele pode até conseguir gerir as finanças de maneira satisfatória, mas vai gastar muito mais tempo que um especialista.

Assim, o BPO financeiro se torna uma alternativa viável por permitir que o empreendedor invista seu tempo nas atividades centrais do negócio enquanto tem a certeza de que sua administração financeira está sendo conduzida da forma mais produtiva possível.

Acesso a dados estratégicos

O BPO financeiro te permite fazer um planejamento estratégico muito mais eficiente. Isso porque, com a automação dos processos, os relatórios são obtidos através de alguns cliques.

Com o fácil acesso às informações muito mais organizadas e interpretadas é possível obter diagnósticos e projeções de modo a melhorar a performance do negócio.

Em outras palavras, o BPO financeiro permite o acesso a informações completas e confiáveis para que você tome boas decisões.

Mais segurança

Quando se pensa em terceirização, a segurança é uma das maiores preocupações dos gestores. É por isso que as empresas especializadas em BPO financeiro são detalhistas nesse quesito.

Para começar, as informações são armazenadas em nuvem e os sistemas são muito estáveis, com total disponibilidade dessas informações e com prevenção das interrupções por problemas de infraestrutura.

Além disso, a empresa contratante também tem proteção contra perdas, danos e vazamentos de informações financeiras.

Vale lembrar que, ao contratar o BPO financeiro, você precisa escolher uma empresa idônea e experiente no mercado para não correr nenhum risco.

Suporte especializado

Uma das principais vantagens do BPO financeiro é o acesso ao suporte especializado prestado por profissionais qualificados e experientes.

Eles vão tirar as principais dúvidas dos gestores e colaboradores e orientar a tomada de decisões de acordo com o plano contratado.

O atendimento e o suporte podem ser oferecidos on-line ou por telefone, como for mais conveniente para o contratante.

Acesso aos melhores recursos tecnológicos

Como já dissemos, com o BPO financeiro, sua empresa tem acesso a profissionais altamente especializados e tecnologia de ponta, sem falar nos recursos inovadores.

Na era da transformação digital não é mais adequado trabalhar com tecnologias defasadas, até porque sua empresa precisa se manter competitiva em seu segmento.

E é mais difícil ter acesso aos melhores recursos quando você precisa adquiri-los por conta própria, já que os custos são bastante significativos.

Com o BPO financeiro, por um custo muito menor, você terá acesso a recursos como sistemas de gestão operados em nuvem, automação de tarefas, controle de caixa em tempo real e geração instantânea de relatórios.

Maior flexibilidade

Os serviços relacionados ao BPO financeiro podem ser personalizados, de acordo com as necessidades de cada empresa contratante.

Você pode desejar, por exemplo, um serviço mais simplificado, focado a princípio somente no fluxo de caixa. Mas também pode querer um plano com projeções e análises mais complexas.

Seja qual for o caso, a empresa de BPO financeiro poderá criar um pacote sob medida para você, acompanhando o momento e o ritmo do seu negócio.

Quando o BPO financeiro é indicado?

O BPO financeiro é muito utilizado em empresas de pequeno e médio porte que buscam melhorar o seu desempenho no mercado e otimizar suas tarefas relacionadas às finanças.

Mas não existem regras rígidas para definir se uma empresa deve ou não adotar essa terceirização.

Depende de cada caso e, por isso, é importante a análise interna do gestor com relação às necessidades do negócio e os benefícios que o BPO pode trazer.

Uma situação bastante comum é a contratação do BPO financeiro quando se tem uma equipe reduzida que precisa focar o seu tempo na atividade-fim da organização.

Quando não se conta com pelo menos um profissional especialista na área de finanças, a empresa está sujeita a mais erros e falta de controle financeiro.

Além disso, empresas com equipes reduzidas também costumam ter dificuldades com relação ao acesso às melhores tecnologias, que são bastante caras.

Essas questões podem ser solucionadas pelo BPO financeiro com custos muito menores do que a formação de uma equipe interna de finanças e a aquisição de novas tecnologias.

Se você se identificou com essa possibilidade ou se é um empreendedor que acumula as responsabilidades pelas finanças, recomendamos, além da análise interna para saber se sua empresa precisa de um BPO financeiro, a leitura do nosso artigo: Gestão financeira: o guia completíssimo para nunca mais errar. Boa leitura e até a próxima.